หนึ่งกิจกรรมที่ทุกคนในบริษัท ตั้งแต่เจ้าของ หัวหน้าแผนก หัวหน้าทีม ไปจนถึงพนักงานทั่วไปต้องเข้าร่วม คือ การประชุม ถือเป็นเครื่องมือสำคัญที่ใช้รวมตัวคนในองค์กร เพื่อหารือหรือแลกเปลี่ยนความคิดเห็น รวมทั้งช่วยตัดสินใจในเรื่องสำคัญและหัวข้อต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับบริษัท หากการประชุมดำเนินไปอย่างราบรื่น และมีข้อสรุปที่เหมาะสมในแต่ละครั้ง ก็ถือเป็นวิธีการประชุมที่มีประสิทธิผล ดังนั้นห้องประชุม จึงกลายมาเป็นสถานที่สำคัญ ช่วยให้ผู้เข้าร่วมประชุม เกิดความผ่อนคลาย มีการอำนวยความสะดวกต่าง ๆ เพื่อทำให้การปรึกษาทุกเรื่องราวมีความต่อเนื่อง นอกจากนี้ยังควรมีการจัดเตรียมประชุมให้พร้อม เพื่อการสรุปงานจะง่าย รวดเร็ว ไม่กอนเวลาและพลังงานของผู้ร่วมประชุมมากเกินไป
รวม 9 เทคนิคเลือกห้อง จัดห้องประชุม และการเตรียมความพร้อม ให้มีประสิทธิภาพสูงสุด!
ห้องประชุม ถือเป็นศูนย์กลางหลักของสำนักงานและการสัมมนาต่าง ๆ เป็นพื้นที่สำคัญที่ส่งเสริมการสนทนา แลกเปลี่ยนมุมมอง ความคิดเห็น และแนวคิดระหว่างคนทำงาน หรือผู้เข้าร่วมการประชุม การจัดห้องให้เหมาะสมกับวัตถุประสงค์ ถือเป็นสิ่งสำคัญและไม่ควรมองข้าม ดังนั้นมาสำรวจรูปแบบการจัดห้องประชุม พร้อมแนะนำวิธีการเตรียมความพร้อม เพื่อการทุกการประชุมเป็นไปอย่างราบรื่น คือ
1.การจัดโต๊ะ
การจัดรูปแบบห้องประชุมแต่ละครั้ง ต้องจัดองค์ประกอบด้วยการกำหนดแผนผังห้อง ควรพิจารณาจากวัตถุประสงค์และจำนวนผู้เข้าร่วม ควรเลือกการจัดโต๊ะประชุมให้เหมาะสำหรับการประชุมประเภทต่าง ๆ ดังนั้นจึงขอแนะนำ 3 รูปแบบการจัดโต๊ะที่ได้รับความนิยม คือ
- U Shape การจัดเรียงนี้ ทำให้ผู้พูดสามารถเคลื่อนที่ไปรอบ ๆ และถือไมโครโฟนได้อย่างอิสระขณะนำเสนอ เสริมความรู้สึกของการทำงานร่วมกัน ระหว่างวิทยากรและผู้เข้าร่วมประชุม สร้างความเท่าเทียมกันภายในห้อง นอกจากนี้ยังมีข้อได้เปรียบในการนำเสนอ ด้วยภาพอย่างง่ายดายที่ด้านหน้าโต๊ะประชุม
- Clusters การจัดที่นั่งจะประกอบด้วยโต๊ะกลม โดยแต่ละโต๊ะรองรับได้ 6-10 ที่นั่ง ออกแบบมาเพื่ออำนวยความสะดวกในการอภิปรายเชิงโต้ตอบ และการแลกเปลี่ยนที่ประสบผลสำเร็จ ในระหว่างการพูดคุย เหมาะอย่างยิ่งสำหรับการประชุมที่มีผู้เข้าร่วมประมาณ 60 คนขึ้นไป
- Cabaret การจัดโต๊ะประชุมลักษณะนี้ ออกแบบโดยดัดแปลงมาจากการจัดกลุ่ม โดยลดที่นั่งลงเหลือเพียงโต๊ะละ 5 ที่นั่ง ด้านหน้ามีพื้นที่เหลือ เพื่อให้ผู้เข้าร่วมมองเห็นการนำเสนองานได้ชัดเจน
2.มีการวางแผนที่ดี
การสร้างวาระการประชุม ถือเป็นสิ่งสำคัญในองค์กร สิ่งสำคัญคือต้องเริ่มวางแผนวาระการประชุม โดยสรุปรายละเอียด ดังต่อไปนี้
- วัตถุประสงค์ของการประชุม เช่น การประชุมมีวัตถุประสงค์อะไรบ้าง
- ผู้เข้าร่วม ใครควรได้รับเชิญให้เข้าร่วมการประชุม ใครสามารถให้ข้อมูลที่เป็นประโยชน์ หรือมีส่วนได้ส่วนเสียในวาระการประชุมนี้
- หัวข้ออภิปราย จะทำให้การประชุมจะครอบคลุมหัวข้อต่าง ๆ ได้ครบถ้วน ควรได้รับการจัดการตามลำดับ
- ตารางการประชุม ควรระบุวัตถุประสงค์ให้ชัดเจน คือ วัน เวลา และสถานที่ ขอแนะนำให้แจ้งผู้เข้าร่วมล่วงหน้าอย่างน้อย 1 สัปดาห์ เพื่อเตรียมความพร้อม
- การจัดเตรียมสถานที่และอุปกรณ์
จำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องแน่ใจว่าสถานที่ สามารถรองรับผู้เข้าร่วมทุกคน และเหมาะสมกับประเภทของการประชุม นอกจากนี้ควรเตรียมอุปกรณ์ที่จำเป็นทั้งหมด เช่น ไมโครโฟนและโปรเจ็กเตอร์ พร้อมให้อยู่ในสภาพการทำงานที่ดี หากมีผู้ที่ได้รับมอบหมายให้รับผิดชอบด้านนี้ เป็นสิ่งสำคัญที่ทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้อง จะต้องตรวจสอบอีกครั้ง และทำให้แน่ใจว่าทุกอย่างเป็นไปตามระบบที่วางไว้ ซึ่งรวมถึงการทดสอบอุปกรณ์และการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตทั้งหมด เพื่อให้การทำงานราบรื่น ไม่มีสะดุด
3.ถ้าเช่าสถานที่ ต้องสะดวก
สำหรับการประชุมหรือสัมมนา ที่ต้องมีการเช่าสถานที่ การเลือกเช่าในเมืองหรือใกล้แหล่งช็อปปิ้ง อาจไม่สำคัญเท่ากับความสะดวกในการเดินทางไปยังสถานที่จัดประชุม เพราะต้องไปง่าย โดยไม่ต้องประสบปัญหาการจราจรหนาแน่น หรือทางเลือกในการคมนาคมที่จำกัด เพราะหากผู้เข้าร่วมงานพบกับการจราจรที่ไม่ดีระหว่างเดินทาง อาจส่งผลเสียในด้านต่าง ๆ ได้ เคล็ดลับหนึ่งที่อยากจะแนะนำ คือ การค้นหาโรงแรมที่อยู่ใกล้กรุงเทพฯ คุณจะพบว่าสถานประกอบการหลายแห่ง มีสิ่งอำนวยความสะดวกครบครันและทันสมัย อย่างไรก็ตามข้อได้เปรียบที่สำคัญ อยู่ที่สถานที่จัดงานที่กว้างขวางและเป็นส่วนตัว เช่น ห้องประชุมของโรงแรมในตัวเมืองส่วนใหญ่ เดินทางสะดวกด้วยรถไฟฟ้าสายต่าง ๆ ซึ่งมีทางด่วนหลายสาย และถนนสายหลักเชื่อมต่อถึงกัน จะช่วยลดความแออัด เมื่อเข้าเมืองได้อย่างมาก
4.ประชุมเฉพาะผู้เกี่ยวข้องเท่านั้น
คุณเคยสงสัยบ้างไหมว่าทำไมเราถึงเข้าร่วมการประชุมครั้งนี้? หรือมีหน้าที่รับผิดชอบเฉพาะใดบ้า ดูเหมือนว่าบางคนที่เข้าร่วมการประชุมอาจต้องเสียเวลาไปเปล่า ๆ ถ้าไม่ได้มีหน้าที่เกี่ยวข้องกับงานที่ประชุมอยู่ ดังนั้นวิธีหนึ่งที่มีประสิทธิภาพในการดำเนินงานประชุม คือ การคัดเลือกผู้เข้าร่วมประชุมที่เกี่ยวข้องอย่างรอบคอบ และกำหนดบทบาทของแต่ละคนในแต่ละวาระให้ชัดเจน ซึ่งจะมีส่วนช่วยให้การประชุมครั้งนี้ประสบความสำเร็จอย่างมาก
5.เตรียมทุกข้อมูลให้พร้อมไว้ก่อน
สำหรับผู้ที่เข้าร่วมการประชุม สิ่งสำคัญคือต้องเตรียมข้อมูล ก่อนเริ่มการประชุม ผมขอแนะนำให้อ่านวาระหรือวัตถุประสงค์ของการประชุมครั้งนี้ เพื่อให้เกิดความเข้าใจที่ชัดเจนล่วงหน้า นอกจากนี้ จะเป็นประโยชน์มากถ้ามีการจดหัวข้อการเสนอ หรือความคิดสั้น ๆ ที่จะอภิปรายระหว่างการประชุม จะช่วยให้เกิดความราบรื่นขึ้นอย่างมาก และเพิ่มประสิทธิภาพโดยรวม
6.จดหรือบันทึกการประชุมทุกครั้ง
รายงานการประชุม คือ บันทึกความคิดเห็นของผู้เข้าร่วม และมติที่ประชุม จึงเป็นหน้าที่ของเลขานุการ ที่จะต้องจัดทำรายงานการประชุมไว้เป็นหลักฐาน ปัญหาทั่วไปประการหนึ่งที่พบในการเขียนรายงานการประชุม คือ การไม่ทราบขั้นตอนที่ถูกต้องในการดำเนินงาน วิธีการจดบันทึก และการทำความเข้าใจประเด็นหลักที่กล่าวถึง ผู้รับผิดชอบบันทึกการประชุม จึงต้องรู้วิธีคิดก่อนเขียน เข้าใจลำดับความคิด และเข้าใจส่วนประกอบของเนื้อหา ซึ่งจะทำให้รายงานเข้าใจได้ง่ายและไม่สับสน
7.มีการติดตามผลร่วมด้วย
เพื่อให้การประชุมมีประสิทธิภาพ การมอบหมายงาน หรือความรับผิดชอบให้กับบุคลากรที่เกี่ยวข้อง ถือเป็นเรื่องปกติ กุญแจสำคัญในการบรรลุการประชุม ที่มีประสิทธิผลอย่างแท้จริง อยู่ที่การดำเนินงานที่ได้รับมอบหมาย ตลอดจนการรวบรวมข้อมูลจากการประชุมครั้งก่อน เพื่อนำเสนอในการประชุมครั้งต่อ ๆ ไป จึงจำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องมีบุคคลที่รับผิดชอบในการติดตามความคืบหน้าของงานที่ได้รับมอบหมาย เพื่อให้แน่ใจว่าจะดำเนินการภายในกรอบเวลาที่กำหนด
8.การแสดงความคิดเห็นร่วม
การแสดงความคิดเห็นเกี่ยวกับประเด็นที่มีการพูดคุยกัน ในระหว่างการประชุมถือเป็นสิ่งสำคัญ และเป็นประโยชน์ เนื่องจากช่วยให้เข้าใจกระบวนการตัดสินใจโดยรวมได้ ดังนั้นบุคคลที่เข้าร่วมประชุม จึงไม่ควรลังเล หรือเชื่อว่าการแสดงความคิดเห็นที่แตกต่างเป็นสิ่งที่ไม่เหมาะสม ในทางตรงกันข้าม ผู้เข้าร่วมควรมีความกล้าหาญในการสื่อสารโดยตรง และมีเหตุผล สนับสนุนมุมมองของตนอย่างมีเหตุผลตลอดเวลา
9.สรุปจบการประชุมเสมอ
ในระหว่างช่วงปิดการประชุม จำเป็นต้องทบทวนวาระการประชุม และสรุปการตัดสินใจที่เกิดขึ้น เพื่อให้มั่นใจว่าผู้เข้าร่วมทุกคนมีความเข้าใจที่ชัดเจนตรงกัน การมอบหมายงานให้เป็นสิ่งสำคัญ หากมีกำหนดการประชุมในอนาคต ขอแนะนำให้ดำเนินการในขั้นตอนนี้ก่อนที่จะเข้าร่วมประชุมครั้งปัจจุบัน
เลือกโครงการคอนโดอนันดา เข้าใช้ห้องประชุมที่ให้ประโยชน์ได้ครบครัน
สำหรับผู้ที่เป็นเจ้าของกิจการ หรือเป็นผู้มีส่วนในการเตรียมประชุม พร้อมการมองหาที่อยู่อาศัยสะดวกสบายใจกลางกรุง มีให้บริการห้องประชุม และ Co-Working Space ที่จะทำให้การทำงานกับการประชุมเป็นเรื่องที่ง่ายขึ้น แนะนำโครงการคอนโดจากอนันดา ที่คุณจะสามารถเข้าใช้โซนสำหรับการประชุมและการทำงาน ทีมีความครบครันในเรื่องความสะดวกสบาย บรรยากาศที่ดี ให้การประชุมราบรื่นและประสบความสำเร็จมากที่สุด โดยขอแนะนำ 3 โครงการคอนโดกลางเมือง คือ
- ASHTON SILOM ห้องพักแสดงถึงความความหรูหราและคลาสสิก รักษาบรรยากาศของความเงียบสงบได้ดี ให้ความน่าดึงดูดด้วยการตกแต่งที่ถูกออกแบบมาอย่างพอถีพิถัน เพิ่มมูลค่าให้มากยิ่งขึ้นในอนาคต พร้อมให้บริการห้อง Business Lounge สุดหรู ดูข้อมูลโครงการ
- ELIO SATHORN-WUTTHAKAT ห้องพักได้รับการออกแบบด้วยแรงบันดาลใจจากธรรมชาติ เพื่อสร้างบรรยากาศที่น่าหลงใหล จากความโดดเด่นของแต่ละฤดูกาล ห้องพักจึงตกแต่งด้วยสีสันที่สดใส ทั้งหมดนี้ทำขึ้นเพื่อมอบบรรยากาศที่สดชื่น สบาย และมีชีวิตชีวา มีบริการ Meeting Room และ Co-Working Space เพื่อการประชุมและทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ ดูข้อมูลโครงการ
- IDEO RAMA 9 – ASOKE ห้องนี้ออกแบบมาสำหรับผู้ที่ชื่นชอบศิลปะและสีสัน โดยมีเป้าหมายเพื่อสร้างประสบการณ์ใช้ชีวิตที่มีเอกลักษณ์ และมีชีวิตชีวา ที่ทำให้คุณแตกต่างจากคนอื่น ๆ มีบริการห้อง Conference Room , Co-working Space และมีพื้นที่จอดรถครบครัน ดูข้อมูลโครงการ
ห้องประชุม สถานที่สำคัญ ควรจัดให้มีประสิทธิภาพมากที่สุด
เพื่อให้การประชุมประสบผลสำเร็จ การมีรูปแบบและวัตถุประสงค์ที่ชัดเจนเป็นสิ่งสำคัญ รวมถึงการจัดห้องประชุม ควรมีการเตรียมตัวอย่างเพียงพอก่อนเริ่มงาน ไม่ว่าจะวาระการประชุม เอกสารประกอบ อุปกรณ์ที่จำเป็น และอุปกรณ์การนำเสนอ การเตรียมการเหล่านี้จะต้องดำเนินตามขั้นตอนหรือวาระการประชุมที่กำหนด เพื่อให้มั่นใจว่าการอภิปรายดำเนินไปอย่างต่อเนื่องและเกิดผลลัพธ์ที่มีประสิทธิภาพ นอกจากนี้ วิทยากรในที่ประชุมควรใช้ทักษะและวาจาที่ดึงดูดผู้ฟัง เอาใจใส่และมีส่วนร่วมกับข้อมูลที่นำเสนอ ซึ่งจะส่งผลต่อความสำเร็จโดยรวมของการประชุม
